Nghị định số
123/NĐ-CP/2020 quy định việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung
cấp dịch vụ; việc quản lý, sử dụng chứng từ khi thực hiện các thủ tục về thuế,
thu phí, lệ phí và quy định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan, tổ
chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ
ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều
kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện
tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022. Bài viết đề cập đến một trong những nội dung trên đó là quy định
về hóa đơn điện tử.
1. Định dạng hóa đơn điện tử
- Định
dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ
liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn
điện tử.
- Định
dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa
đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã
của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan
thuế.
- Tổng
cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử,
thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của
hóa đơn điện từ.
- Tổ
chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn
điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:
a) Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng
hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng.
Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
b) Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue
(MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
c) Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ
liệu.
- Hóa
đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm
bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương
tiện điện tử.
2. Cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
-
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền
dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử gồm:
a) Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh
doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện
kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn. Địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó
khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn thực hiện theo
Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư ban hành kèm theo Nghị định số 118/2015/NĐ-CP ngày
12 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một
số điều của Luật Đầu tư và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế nếu có.
b) Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban
nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh
nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.
Tổng cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp
dịch vụ về hóa đơn điện tử thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan
thuế không phải trả tiền dịch vụ cho các đối tượng nêu trên.
3. Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện
tử
- Doanh
nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối
tượng ngừng sử dụng hóa đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký
hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia)
thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông
qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa
đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã
của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu
hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng
hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo
điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp
dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ
chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ
chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo
điện tử trực tiếp theo Mẫu số 01/TB-TNĐT về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa
đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh
doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế đối với trường hợp
doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng
hóa đơn điện tử trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Trong
thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện
tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT tổ
chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến
doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc
chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký
chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế
theo quy định tại điểm b1 khoản 3 Điều 22 của Nghị định này được cơ quan thuế
ra thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT
nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật, kiểm thử
kit nối, truyền nhận dữ liệu thì chậm nhất trong thời gian 05 ngày làm việc kể
từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT, tổ chức cần chuẩn bị
đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết
nối. Thời gian thực hiện trong 10 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế nhận
được đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức.
- Kể từ
thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định
tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân
kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các
quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử
dụng (nếu có).
-
Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1
Điều này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh
thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT
qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ
hóa đơn điện tử, trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Cổng thông tin
điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và Cơ quan
Thuế.
- Định
kỳ hàng tháng, cơ quan thuế quản lý trực tiếp tiến hành rà soát các đối tượng
sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ và
gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-KTT ban hành kèm theo Nghị định này cho các đối
tượng để thông báo về việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ
quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và thực hiện
thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Đối với các trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử
không có mã của cơ quan thuế, định kỳ cơ quan thuế quản lý trực tiếp tiến hành
rà soát để thông báo theo Mẫu số 01/TB-KTT nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử
dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
có mã của cơ quan thuế.
4. Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
- Doanh
nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường
hợp sau ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa
đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân
kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá
nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt
động tại địa chỉ đã đăng ký;
c) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá
nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng
kinh doanh;
d) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá
nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn
điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
đ) Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán
hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ
quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
e) Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục
đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá
nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
g) Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà
nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh
doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh
theo quy định của pháp luật.
- Trình
tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
a) Cơ quan thuế quản lý trực tiếp gửi thông báo đến người
nộp thuế đề nghị người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu
liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử.
b) Người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài
liệu không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo. Người nộp
thuế có thể đến cơ quan thuế giải trình trực tiếp hoặc bổ sung thông tin, tài
liệu hoặc bằng văn bản.
c) Người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử hoặc
giải trình bổ sung
đ) Hết thời hạn theo thông báo mà người nộp thuế không
giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu thì cơ quan thuế ra thông báo đề nghị
người nộp thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc ngừng
sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và xử lý theo quy định.
- Doanh
nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh được tiếp tục sử
dụng hóa đơn điện tử sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh
doanh hoặc được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế cơ quan thuế ban hành quyết
định chấm dứt hiệu lực quyết định cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về
quản lý thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn hoặc khi có thông báo của cơ
quan chức năng.